แม้ผมจะทำงานในหลายๆแห่งทั้งที่สถาบันไอเอ็มซีและเป็นกรรมการในหน่วยงานต่างๆหลายแห่งทั้งภาครัฐและเอกชน แต่ผมเป็นคนที่ไม่มีโต๊ะทำงานประจำและคุ้นเคยกับการทำงานที่ไหนก็ได้ ผ่านคอมพิวเตอร์หรือแทปเล็ต รวมถึงการประชุมออนไลน์บ่อยๆ ทั้งนี้เนื่องจากเคยทำงานบริษัทต่างชาติก็เลยคุ้นเคยกับการทำ Conference Call หรือ Video Call ผ่านระบบต่างๆทั้ง WebEx, Google Hangout, Facebook หรือแม้แต่ Zoom ก็เริ่มใช้เมื่อต้องคุยกับพาร์ทเนอร์ต่างชาติมาหลายปีแล้ว
ดังนั้นเมื่อผมต้องทำงานจากที่บ้าน WFH จึงไม่ได้เป็นปัญหาและอุปสรรคอะไรเลย เพราะผมคุ้นเคยกับเครื่องมือต่างๆเหล่านี้ตลอด และข้อสำคัญเป็นคนที่ไม่ยึดติดอยู่กับกระดาษ เอกสารต่างๆนิยมที่จะเก็บไว้บนระบบคลาวด์เนื่องจากไม่มีออฟฟิศประจำจึงจำเป็นจะต้องสามารถค้นหาเอกสารจากที่ไหนก็ได้ หรือจากอุปกรณ์อะไรก็ได้ แต่สิ่งหนึ่งที่ผมเห็นการเปลี่ยนแปลงและดีใจกับการทำงานแบบ WFH รอบนี้คือ หน่วยงานต่างๆและผู้คนก็หันมาทำงานในรูปแบบเดียวกันกับผม มีการประชุม e-Meeting เพื่อหารือแลกเปลี่ยนในเรื่องต่างๆ การทำเอกสารบนระบบคลาวด์ ทำให้การทำงานคล่องตัวขึ้นและได้งานมากขึ้น
ในช่วงเดือนที่ผ่านมาผมได้มีการเข้าประชุม e-Meeting กับหลายๆหน่วยงานทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ มีตั้งแต่การประชุมในหน่วยงานที่ผมเป็นกรรมการอยู่อาทิเช่น มหาวิทยาลัยขอนแก่น มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี อนุกรรมาธิการวุฒิสภา สำนักงานนวัตกรรมแห่งชาติ (NIA) สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (DGA) รวมถึงการประชุมบอร์ดบริษัทมหาชนต่างๆอาทิเช่น บริษัททุนธนชาต (TCAP) รวมถึงการประชุมในการทำโครงการต่างๆกับลูกค้าและพาร์ทเนอร์ของสถาบันไอเอ็มซีในการทำโปรเจ็คด้าน Big Data ซึ่งในการประชุมในแต่ละหน่วยงานก็มีการใช้เครื่องมือที่ต่างกันทั้ง Zoom, Microsoft Team และ WebEx
วิกฤติโควิด-19 ทำให้ทุกคนมีความคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลมากขึ้น การประชุม e-Meeting เริ่มกลายเป็น New Normal จากที่เราเคยคิดว่าเทคโนโลยีดิจิทัลเป็นเรื่องของคนรุ่นใหม่ก็กลับพบว่าผู้ใหญ่หลายท่านมีความสามารถในการใช้เครื่องมือในการประชุมเป็นอย่างดี ทำให้การทำงานที่ต้องมีการประชุมที่สำคัญต่างๆไม่หยุดชะงัก และสามารถเปลี่ยนการประชุมจากรูปแบบเดิมมาเป็นออนไลน์ บางครั้งเป็นการประชุมบอร์ดที่ต้องมีการอนุมัติงบประมาณ การแต่งตั้งผู้บริหารหรือพนักงานต่างๆ ซึ่งจำเป็นต้องยึดประกาศการประชุม e-Meeting ของ คสช. เพื่อให้การประชุมมีผลถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งฝ่ายเลขานุการและผู้เข้าร่วมประชุมก็สามารถปฎิบัติได้เป็นอย่างดี
จุดเปลี่ยนที่สำคัญอีกประการในแง่ของกฎหมายคือเมื่อวันที่ 19เมษายนที่ผ่านมาทางรัฐบาลได้ออกพระราชกำหนดว่าด้วยการประชุม e-Meeting ใหม่โดยยกเลิกประกาศ คสช.เดิมแลัวก็ได้ปลดล็อกข้อกำหนดบางอย่างที่เดิมเคยเป็นอุปสรรคต่อการประชุมออนไลน์อาทิเช่น องค์ประชุม 1 ใน 3 ต้องอยู่ในที่เดียวกัน หรือการที่เดิมกำหนดว่าผู้เข้าประชุมออนไลน์ต้องอยู่ในประเทศไทย จากการออกกฎหมายใหม่นี้ทำให้การประชุมเป็นทางการของหน่วยราชการ การประชุมบอร์ดบริษัทต่างๆ หรือการประชุมที่จะมีผลผูกพันทางกฎหมายสามารถทำได้ง่ายขึ้น ผู้เข้าประชุมทุกคนสามารถจะอยู่ที่ไหนก็ได้แล้ว และก็สามารถที่จะจัดการประชุมออนไลน์โดยใช้เทคโนโลยีต่างๆที่สามารถบันทึกการประชุมได้โดยง่ายขึ้น
แต่กระนั้นก็ตามหลายๆคนก็ยังกังวลกับเทคโนโลยีที่จะใช้ในการประชุม ยิ่งมีข่าวว่าระบบการประชุมอย่าง Zoom ขาดตามปลอดภัยอาจถูกแฮก ไม่ว่าจะเป็นการส่งข้อมูลผู้ใช้งานให้ Facebook หรือแม้แต่ข่าวเรื่อง Zoom มี bugs ที่ทำให้ถูกขโมยรหัสผ่าน Windows ได้ และ การถูกแฮกเกอร์เข้ามาป่วนการประชุม (Zoombombing) ก็ทำให้คนกังวลในการเลือกหาเทคโนโลยีต่างๆมาใช้ในการประชุม บ้างก็พยายามเปรียบเทียบว่าเทคโนโลยีใดจะเหมาะสมกว่ากัน
สถานการณ์โควิดทำให้เทคโนโลยี e-Meeting โดยเฉพาะ Zoom ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นอย่างแพร่หลาย ซึ่ง Zoom ออกมาเมื่อหลายปีก่อนเพื่อการประชุมแบบสาธารณะตั้งใจให้ใช้ง่าย มีการแชร์หมายเลขประชุมง่าย ซึ่ง Zoom ก็อาจจะมองข้ามไปในเรื่องความปลอดภัยจึงทำให้ระบบมีช่องว่าง การโตขึ้นอย่างกระทันหัรทำให้ช่วงแรก Zoom ปรับตัวให้ใช้กับองค์กรไม่ทัน แต่ล่าสุด Zoom ก็ได้แก้ปัญหาต่างๆเหล่านี้หมดไป ทั้งการตัด Feature ด้านการปล่อยให้เข้าประชุมได้โดยง่าย การไม่ได้เข้ารหัส Encryption แบบ 100% การส่งข้อมูลผู้ใช้งานให้ Facebook การมี bugs ที่ทำให้ถูกขโมยรหัสผ่าน Windows และการถูกแฮกเกอร์เข้ามาป่วนการประชุม ประกอบกับการที่ Zoom สร้างนโยบายความเป็นส่วนตัว (privacy data) ให้ชัดเจนมากขึ้น จึงทำให้ผู้ที่มีความเข้าใจด้านการใช้โปรแกรม Zoom คลายความกังวลไปได้ และก็พบว่าซอฟต์แวร์การประชุม e-Meeting ที่มีอยู่ทั่วไปก็ไม่ได้มีความแตกต่างกันมาก
จริงๆแล้วจากประสบการณ์ผมปัจจัยที่สำคัญสุดในการประชุมออนไลน์ที่ดีคือ การบริหารการประชุม การมีวินัยและมีมารยาทของผู้ร่วมประชุม มากกว่าเรื่องของเทคโนโลยีเสียด้วยซ้ำไป เลขานุการในที่ประชุมต้องเข้าใจการบริหารการประชุมที่ดีเช่น การให้ผู้เข้าประชุมแสดงตัวตน ประธานในที่ประชุมก็ต้องควบคุมผู้เข้าประชุมพูดอยู่ในประเด็นและทำให้การประชุมเข้าประเด็นมีความกระชับไม่เนิ่นนานเกินไป ผู้เข้าประชุมก็ต้องแสดงตัวตน มีการเห็นหน้าเปิดกล้องของผู้เข้าประชุมชัดเจนตลอดเวลาประชุม มีการแสดงตัวชัดเจน มีการนำเสนอประเด็นที่ดีให้ได้ใจความ ไม่พูดออกนอกประเด็นและมีมารยาทในการประชุมทีดี
หลายๆองค์กรห่วงแต่เรื่องเทคโนโลยี ห่วงว่าจะการประชุมขาดความปลอดภัย ต้องหาซอฟต์แวร์ e-Meeting ที่เป็น End-to-end encryption มาใช้ ทั้งๆที่ซอฟต์แวร์ที่มีคุณสมบัติดังกล่าวที่มีอยู่ในปัจจุบันก็อาจไม่มีตัวใดที่ราคาถูก และถ้าเราจะเลือกใช้ซอฟต์แวร์อื่นๆที่มีอยู่ก็จะมีจุดอ่อนพอๆกัน สำคัญสุดอย่าใช้ประชุมเรื่องที่มีความลับแนะนำว่าถ้าลับ ก็ควรปิดห้องประชุมและ Face to face เท่านั้น (แบบนั้นบางทีก็ยังรั่วออกมา) จากประสบการณ์ที่ผมการประชุม e-Meeting ส่วนใหญ่ไม่มีอะไรเป็นความลับมากหรอกครับ ยิ่งถ้าใช้การเรียนการสอนแทบไม่ต้องมีข้อกังวลใช้ได้ทุกตัวละครับทีคิดว่าเหมาะสม อุดหนุนระบบของคนไทยได้ยิ่งก็ดี
บางองค์กรถกเถียงกันใหญ่โตว่าจะใช้เครื่องมืออะไรดี แต่สุดท้ายโน๊ตบุ้คหรือมือถือพนักงานทั้งใช้เล่น Facebook, Social media หรือลงโปรแกรมอื่นๆ ท่องเว็บดูหนังฟังเพลง เล่นเกมส์ เต็มไปหมด แต่กลับมาห่วงเรื่องนี้ ทั้งๆที่องค์กรไม่เคยมีนโยบายป้องกันหรือห้ามการลงซอฟต์แวร์ใดๆในเครื่อง วันนี้สำคัญสุดคือให้งานเริ่มเดินต่อเนื่องให้ได้ก่อนครับ อะไรที่เป็นความลับมากก็ยังต้องไปประชุมร่วมกันแบบปกติ
สุดท้ายสำคัญสุดการประชุมที่ดีไม่ว่าจะประชุมแบบปกติหรือออนไลน์ ไม่ได้อยู่ที่เครื่องมือแต่อยู่ที่คนและการบริหารจัดการประชุม มากกว่า เทคโนโลยีคือประเด็นรองลงมาก และสำคัญสุดก็คือมารยาทและวินัยของผู้ร่วมประชุม
ธนชาติ นุ่มนนท์
สถาบันไอเอ็มซี
thanachart.org 