เดือน: มีนาคม 2020

ตอนนี้หลายหน่วยงานได้เริ่มมาตรการให้พนักงานทำงานจากที่บ้านแล้ว (Work from home)  บางหน่วยงานก็มีการเตรียมแผนการที่ดีก่อนจะตัดสินใจให้พนักงานเริ่มทำงานจากที่บ้าน แต่หลายหน่วยงานก็ต้องเริ่มทำแบบกระทันหัน มีการสั่งงานให้ทำงานจากที่บ้านทันทีทันใดโดยแทบไม่มีเวลาเตรียมการด้านนโยบาย เทคโนโลยี มากนัก โดยเฉพาะเรื่องวัฒนธรรมการทำงานของพนักงาน

ผมเองคุ้นเคยกับการทำงานที่ไหนก็ได้มาเป็นเวลาสิบห้าปีตั้งแต่ทำงานอยู่ที่บริษัท Sun Microsystems เพราะบริษัทจะไม่มีโต๊ะทำงานประจำให้ และบ่อยครั้งก็ต้องไปทำงานนอกสถานที่โดยไม่ได้มีเวลาเข้างานที่แน่นอน และเมื่อมาทำงานที่สถาบันไอเอ็มซีผมเองก็ไม่ได้จัดให้มีโต๊ะทำงานส่วนตัว และก็กำหนดให้พนักงานในออฟฟิศใช้เทคโนโลยีดิจิทัลเต็มรูปแบบ โดยการลดใช้เอกสารให้มากที่สุด มีการนำซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ มีการใช้ระบบแชร์ไฟล์ต่างๆ และมีการนำซอฟต์แวร์ในการทำงานร่วมกันต่างๆมาใช้งาน ทำให้พนักงานคุ้นเคยกับวัฒนธรรมการทำงานแบบออนไลน์ ทำงานที่ไหนก็ได้อุปกรณ์ใดก็ได้และเวลาไหนก็ได้

ดังนั้นเมื่อทางสถาบันไอเอ็มซีเห็นความจำเป็นที่เราจะต้องให้พนักงานทำงานจากที่บ้านก็เนื่องจากต้องการลดความเสี่ยงของพนักงานต่อการติดเชื้อโควิด 19 และเพื่อตอบสนองนโยบายรัฐบาลในการช่วยเหลือสังคมในเรื่องของการทำ Social distancing ทางสถาบันจึงสามารถกำหนดให้พนักงานเริ่มทำงานจากที่บ้านทุกคนได้ทันทีตั้งแต่กลางเดือนมีนาคมที่ผ่านมา 

 

การทำงานจากที่บ้าน ถ้าพนักงานมีความคุ้นเคยและมีวัฒนธรรมการทำงานในลักษณะแบบนี้มาอย่างดีก็จะพบว่าสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากกว่าการต้องเดินทางมาทำงานในที่ทำงาน ทั้งนี้นอกจากจะเป็นการลดเวลาในการเดินทางแล้วจะพบว่าผู้ทำงานอาจมีสมาธิในการทำงานได้ดีขึ้น แต่ทั้งนี้การทำงานจากที่บ้านจะประสบความสำเร็จได้จะต้องปัจจัยสำคัญอยู่ 3 ด้านคือ คน เทคโนโลยี และนโยบาย 

ในด้านของคนหรือพนักงานจะไม่ใช่แค่ต้องมีความพร้อมในการใช้เทคโนโลยี แต่ต้องมีวัฒนธรรมในการทำงานแบบออนไลน์ ต้องแชร์ช้อมูลเป็น ที่สำคัญสุดต้องมีวินัยในการทำงาน รับผิดชอบตัวเองและสังคม นอกจากนี้จะต้องเป็นคนที่เปิดกว้าง ไม่ยึดติดกับวิธีการทำงานแบบเดิมๆ และพร้อมที่จะรับการเปลี่ยนแปลงต่างๆที่กำลังก้าวเข้ามาอย่างรวดเร็ว

การทำงานจากที่บ้านบางครั้งนอกจากพนักงานจะต้องมีวินัยที่ดีแล้วก็จำเป็นจะต้องให้พวกเขาสร้างความเข้าใจกับคนในครอบครัวและเพื่อนๆด้วยว่า การอยู่บ้านคือการทำงานเพราะบางครั้งบางคนอาจเข้าใจไปว่าคือวันหยุดยาว คนในครอบครัวก็อยากให้ใช้เวลากับครอบครัว ซึ่งเป็นเรื่องไม่สมควรอย่างยิ่ง สิ่งสำคัญที่พนักงานควรบอกก็คืออาจมีเวลาให้กับครอบครัวมากขึ้นในตอนเช้าก่อนเข้าทำงานและเวลาเย็นหลังเลิกงานทั้งนี้ก็เพราะสามารถลดเวลาในการเดินทาง พนักงานเองเมื่อถึงเวลาทำงานก็ควรทำตัวให้ปกติเสมือนมาทำงานในที่ทำงาน การแต่งตัวและหน้าตาต้องมีความเรียบร้อยคล้ายกับการมาทำงานตามปกติ

ในด้านของเทคโนโลยีดิจิทัล ไม่ใช่แค่เรื่ิองของการมีเครื่องคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ หรือการมีระบบอินเตอร์เน็ตทีด่ีและเสถียร แต่หมายถึงการใช้โปรแกรมต่างๆมากมายที่จำเป็นเพื่อการสื่อสารและการทำงานร่วมกันโดยเฉพาะโปรแกรมที่อยู่บนระบบคลาวด์ โดยต้องใช้โปรแกรมในหลายๆด้านอาทืเช่น

• โปรแกรมเพื่อการประชุมออนไลน์ ซึ่งมีความสำคัญมากเพราะพนักงานทำงานจากที่บ้านจำเป็นจะต้องมีการประชุมกันบ่อยๆทั้งในกลุ่มใหญ่หรือประชุมกลุ่มย่อย รวมถึงบางครั้งอาจเป็นการประชุมใหญ่ของพนักงานบริษัททั้งองค์กรทางออนไลน์ในรูปแบบ Webinar ซึ่งจากข้อมูลจะพบว่าในปัจจุบันจะมีการนิยมใช้โปรแกรมแบบนี้อยู่หลายโปรแกรมอาทิเช่น Zoom, Microsoft Team, Google Meet และ Cisco WebEx
• โปรแกรมสื่อสาร เพื่อการตอบโต้ข้อความแบบทันทีทันใดเช่น โปรแกรมแชท หรือโทรผ่านออนไลน์ ซึ่งส่วนใหญ่เราจะใช้ Line หรือบางครั้งใช้ Facebook Message ในการทำงานร่วมกัน แต่ในความเป็นจริงแล้วโปรแกรมทั้งสองนี้ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อทำงานในองค์กร หลายที่จะแนะนำโปรแกรมเช่น Slack
• โปรแกรมสำนักงานในการทำงานอย่างเช่น อีเมล ปฎิทินนัดหมาย รวมไปถึงโปรแกรมการทำเอกสาร การทำไฟล์นำเสนอ หรือสเปรดชีดต่างๆ ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้ควรเป็นแบบทำงานร่วมกันได้ กล่าวคือแก้ไขพร้อมกันได้ ทำงานบนระบบคลาวด์ โดยมีโปรแกรมที่นิยมใช้คือ Google G-Suite และ Microsoft Office 365
• ระบบรวบรวมไฟล์หรือเอกสาร ซึ่งเมื่อพนักงานในองค์กรทำงานกันคนละที่ จำเป็นต้องมีการใช้ไฟล์ส่วนใหญ่ร่วมกัน ที่จะต้องสามารถเข้าถึงได้โดยมักจะใช้ระบบคลาวด์อย่าง Google Drive, Dropbox, Onedrive หรือ iCloud
• โปรแกรมการบริหารจัดการโครงการ เพื่อให้องค์กรสามารถบริหารจัดการการทำงานของพนักงานได้ ทราบความคืบหน้า งานคงค้าง หรืองานที่วางแผนเพิ่มเติม ซึ่งจะมีโปรแกรมที่นาสนใจอาทิเช่น Trello, Microsft Team หรือ Asana

อีกด้านที่มีความสำคัญอย่างยิ่งคือองค์กรจะต้องมีนโยบายที่จะกำหนดวิธีการในการทำงานจากที่บ้านของพนักงานเพื่อกำหนดเป็นแนวทางปฎิบัติ ซึ่งในกรณีของสถาบันไอเอ็มซี เราได้กำหนดนโยบายที่สำคัญดังนี้

• มีการกำหนดตำแหน่งงานของพนักงานที่มีสิทธิ์ทำงานนอกสถานที่ โดยจะต้องวิเคราะห์จากลักษณะงานของพนักงานว่าตำแหน่งใดสามารถจะปฏิบัติงานนอกที่ทำงานได้ ซึ่งบางตำแหน่งอาจไม่สามารถทำงานนอกสถานที่ได้ แต่กรณีของวิกฤติโควิด-19 ได้พิจารณาอนุโลมและกำหนดลักษณะงานให้กับพนักงานทุกคนตามความเหมาะสมเพื่อสามารถทำงานจากที่บ้านได้
• มีนโยบายกำหนดเวลาในการทำงานอาทิเช่น 9.00 – 17.00 น. หรืออาจอนุญาตพนักงานเลือกเวลาทำงานได้เองในบางคนแต่ต้องแจ้งล่วงหน้า เพื่อทางบริษัทสามารถจะตรวจสอบได้
• มีการกำหนดวิธีการประเมินประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานที่ทำงานจากที่บ้าน ซึ่งวิธีการประเมินอาจมีได้หลายรูปแบบตั้งแต่ประเมินเวลาในการทำงาน ประเมินจำนวนชิ้นงานที่ทำได้ ประเมินรายได้ของหน่วยงาน หรือประเมินจำนวนลูกค้าที่พนักงานติดต่อ
• มีนโยบายในการที่จะให้พนักงานที่ทำงานจากที่บ้านสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้บังคับบัญชาตลอดจนลูกค้า ว่าควรจะต้องใช้ระยะเวลานานเท่าไรในการสื่อสาร ซึ่งถ้าเป็นเวลาทำงานก็ควรตอบกันอย่างทันทีทันใด ตลอดจนต้องกำหนดวิธีการหรือเครื่องมือที่จะใช้ในการสื่อสารด้วย
• ทางบริษัทได้จัดหาเครื่องมือที่สามารถใช้ในการทำงานได้อาทิเช่นมีเครื่องคอมพิวเตอร์ ตลอดจนอาจจะต้องมีซอฟต์แวร์ต่างๆในการทำงาน แต่ทั้งนี้พนักงานจะฝ่ายจัดหาระบบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ดีเอง ซึ่งอาจจากการใช้อินเตอร์เน็ตบ้่านหรือผ่านมือถือ
• บริษัทได้จัดทีมงานด้านเทคนิคที่จะให้การสนับสนุนกับพนักงานที่ทำงานที่บ้านที่อาจต้องการความช่วยเหลือหรือขอคำปรึกษาทางด้านไอทีต่างๆ
• บริษัทเห็นความสำคัญของการทำงานทางไกลและในกฎระเบียบของบริษัทจะต้องระบุอย่างชัดเจนว่าการทำงานทางไกลโดยไม่เข้ามาในที่ทำงาน ถือว่าเป็นการมาทำงานตามปกติ หากพนักงานปฎิบัตืถูกต้องตามข้อบังคับ
• มีนโยบายในการพิจารณาอนุมัติสถานที่ซึ่งพนักงานจะต้องการใช้ในการทำงานจากที่บ้านว่ามีความเหมาะสมและมีสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่
• การทำงานทางไกลบางครั้งอาจมีปัญหาเรื่องความปลอดภัยทางด้านไอที จึงมีนโยบายที่ชัดเจนในเรื่องการใช้ข้อมูลของบริษัท การส่งข้อมูลและเอกสารของบริษัท ตลอดจนการใช้ซอฟต์แวร์ต่างๆต้องมีระบบความปลอดภัยด้านไอทีที่ดี
• บริษัทมีนโยบายในการสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าหรือผู้ใช้บริการว่าการทำงานจากที่บ้านของพนักงานจะทำให้ได้รับการบริการที่ดีเช่นเดิม ตลอดจนข้อมูลต่างๆของลูกค้าและบริษัทมีความปลอดภัยไม่รั่วไหลออกไปภายนอก

อย่างไรก็ตามแม้ทางสถาบันไอเอ็มซีจะมีความพร้อมในการทำงานทางไกลพอสมควร แต่ในสัปดาห์แรกของการทำงานจากที่บ้านของพนักงานทุกคนแบบเต็มรูปแบบก็ยังมีข้อติดจัดบ้าง อาทิเช่นมีพนักงานบางคนอยากกลับมาที่ทำงานเพื่อเจอเพื่อน หรือบางครั้งก็พบว่าอินเตอร์เน็ตของพนักงานของบางคนมีความล่าช้า และยิ่งพนักงานหลายๆองค์กรต่างเริ่มทำงานจากที่บ้านก็ยิ่งมีการใช้อินเตอร์เน็ตมากขึ้นก็ยิ่งทำให้เริ่มล่าช้าขึ้น และสำคัญคือต้องกวดขันวินัยในการทำงานของพนักงานทุกคน เพื่อให้มั่นใจว่าการทำงานจากที่บ้านจะสามารถได้ประสิทธิภาพของการทำงานที่เทียบเท่าหรือมากกว่าการทำงานในรูปปกติ ซึ่งสุดท้ายเมื่อค่อยๆปรับปรุงไปเราก็พบว่าการทำงานที่บ้านของพนักงานทุกคนเริ่มทำให้ทุกคนสนุกกับการทำงาน มีความสุขในการลดเวลาการเดินทาง ลดความเสี่ยงจากการติดเชื้อโควิด-19 และสุดท้ายงานส่วนรวมก็มีประสิทธิภาพเป็นอย่างยิ่ง

ธนชาติ นุ่มมนท์

สถาบันไอเอ็มซี

(บทความนี้ตีพิมพ์ในหนังสือพิมพ์  Business Today ฉบับวันที่ 29 มีนาคม 2563)