เอกสารและลายเซ็น คืออุปสรรคของการก้าวสู่ Thailand 4.0

รัฐบาลพยายามพูดถึง Thailand 4.0 พูดถึงรัฐบาลดิจิทัลแต่ก็ดูเหมือนว่าขับเคลื่อนช้าไม่ไปไหนเสียที เอกสารต่างๆก็เยอะไปหมด แม้จะมีคำสั่งออกมาให้เลิกสำเนาเอกสารที่ออกจากหน่วยราชการเช่นบัตรประจำตัวประชาชนหากประชาชนต้องไปติดต่อราชการ ต่อหน่วยราชการส่วนใหญ่ก็ยังขอสำเนาอยู่ดีพร้อมให้เราต้องลงนามว่าสำเนาถูกต้อง

ผมมีโอกาสได้สัมผัสกับงานทั้งภาครัฐและภาคเอกชน เวลาทำงานกับหน่วยงานรัฐหนังสือราชการจะเยอะไปหมด จะเข้าประชุมทีเอกสารหนาเป็นร้อยๆหน้าและเอกสารจำนวนมากที่แจกมาก็ไม่ได้อ่านหรือไม่จำเป็น จะไปประชุมจะไปบรรยายราชการแต่ละครั้งหนังสือเชิญเต็มไปหมด จะบรรยายทีก็มาขอเอกสารการบรรยายจะแจกคนเข้าฟังทั้งๆที่ควรอยู่ในรูปดิจิทัลได้แล้ว บางที่ก็ต้องลงเวลาเข้าออกขอสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน มีเอกสารที่ต้องลงนาม หรือที่มีบุคคลต่างๆลงนามเยอะไปหมด จนทำให้คิดไปว่าถ้าราชการไม่มีเอกสาร ไม่มีการลงนาม คือไม่ได้ทำงานหรอ ทั้งๆที่การส่งเอกสารลงลายเซ็นไม่ไดเป็นเครื่องวัดอะไรเลยว่าได้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

เราจะไปเป็น Thailand 4.0 ได้อย่างไร ถ้าเรายังยึดติดกับวัฒนธรรมเดิม ยึดติดกับเอกสารและลายเซ็น ผมว่าเอกสารและลายเซ็นเป็นตัวถ่วงทำให้ Thailand 4.0 เกิดขึ้นอยาก เราต้องทำลายความคิดเดิมๆที่ว่าต้องมีเอกสารและลายเซ็นออกไปให้ไปได้ มิฉะนั้นแล้วเราก็ไม่สามารถทำงานในโลกดิจิทัล ที่จะทำงานอยู่ที่ไหนก็ได้ทุกที่ ทุกเวลา

ด้วยเทคโนโลยีปัจจุบันลายเซ็นไม่สามารถพิสูจน์ตัวตนอะไรได้เลย เมื่อปีที่ผ่านมาผมมีประสบการณ์อันเลวร้ายที่ถูกคนบางคนเอาลายเซ็นผมไปสแกนออกจดหมายเชิญ จดหมายไปทำเอกสารต่างๆเป็นจำนวนมาก ต่างกรรมต่างวาระ แม้กระทั่งหนังสือถึงรัฐมนตรีโดยที่ผมไม่ได้รับทราบทั้งก่อนและหลังออกหนังสือ ซึ่งผมเองไปพบด้วยด้วยตนเองจากข้อมูลของผู้ที่ได้รับหนังสือที่สแกนลายเซ็นผม ผมคงไม่กล่าวถึงรายละเอียดของเหตุการณ์นั้น แต่ประเด็นก็คือลายเซ็นที่ถูกสแกนไม่มีใครทราบว่าผมไม่ได้รับลงนาม และราชการเองก็สำเนาจดหมายผมไปเรื่อยๆทั้งๆที่ไม่มีร่องรอยของเอกสารจริงเลย คำถามก็คือแล้วเราทำไมจะต้องสนใจเอกสารหรือลายเซ็นอีกในเมื่อมันปลอมกันง่ายๆแบบนี้ ทำไมไม่ส่งเอกสารทางอีเมล ส่ง Line ส่ง SMS กัน แล้วให้เจ้าตัวเองเป็นคนส่ง

ถ้าเราเลิกวัฒนธรรมความเชื่อเรื่องเอกสารและลายเซ็นได้แล้วพยายามสร้างวัฒนธรรมดิจิทัลในหน่วยราชการผมว่าก็จะเป็นจุดเริ่มต้นของภาคราชการที่จะก้าวสู่ Thailand 4.0 ซึ่งเราจะไปถึงจุดนั้นได้มันไม่ใช่แค่เรื่องของการใช้เครื่องมืออย่าง Office Tools ต่างๆแต่มันมีอะไรมากกว่านั้นอาทิเช่น

1. ผุ้นำองค์กรต้องเป็นแบบอย่างการสร้างวัฒนธรรมดิจิทัล เลิกการออกหนังสือ เซ็นหนังสือ ต้องสั่งให้การประชุมเป็นแบบไร้เอกสาร ต้องใช้การสื่อสารแบบออนไลน์และเน้น Paperless มากขึ้น
2. ราชการต้องออกกฎหมายยกเลิกการลงนามเอกสารที่ไม่จำเป็น เช่นหนังสือเชิญประชุม การเซ็นชื่อเข้าออก การลงนามรับเรื่องต่างๆแล้วหันมาใช้ Digital Identity ที่จะบอกตัวตนได้ดีกว่า ที่พูดถึงลายเซ็นที่ปลอมกันได้ง่าย
3. ต้องลดใช้เอกสารต่างๆทั้งหมด ในการประชุม ในการทำงานต่างๆ สร้างรูปแบบเอกสารในการเก็บดิจิทัล ที่เป็นมาตรฐานเช่น PDF และรับรองการส่งข้อมูลแบบดิจิทัลผ่านอีเมล หรือ Tool ต่างๆมากขึ้น
4. หันมาใช้ share storage เลิกใช้ Thumb drive ส่งกันไปมา เก็บเอกสารต่างๆเพื่อให้แบ่งปันได้แล้วจัดลำดับชั้นความลับ
5. สร้างนิสัยการทำงานร่วมกัน ใช้ collaboration tool ในการจัดทำเอกสารต่างๆไม่ใช่ใช้ word, excel, PowerPoint ส่งเอกสารทางอีเมลไปมา
6. เน้นให้องค์กรเป็น Data driven ทุกอย่างใช้ข้อมูลประกอบในการตัดสินใจ มันก็จะทำให้ราชการเห็นความสำคัญของดิจิทัล
7. หน่วยงานต้องมีความโปร่งใส จะเป็นองค์กรดิจิทัลได้ต้องมีธรรมาภิบาล และความโปร่งใสในการบริหารงาน ข้อมูล เอกสารจะถูกแชร์กันอย่างเป็นระบบ ชั้นความลับเมื่อพูดถึง Thailand 4.0 หรือ Industry 4.0 ผมไม่ค่อยเป็นห่วงภาคเอกชนละครับ ที่กลัวก็คือภาคราชการ ไม่ต้องบอกภาคเอกชนว่า 4.0 หรือ 5.0 เขาก็ไปกันได้เองละครับ แต่ที่เป็นตัวถ่วงทำให้เขาเดินกันไม่ได้ก็ภาคราชการนี่ละครับ เราเริ่มกันเรื่องนี้ก่อนไหมครับ ลดเอกสารและลายเซ็น

ธนชาติ นุ่มนนท์

IMC Institute