Cloud Application ที่ SME ควรเลือกใช้

แม้ในปัจจุบันคนไทยจะมีการใช้ไอทีกันมากขึ้น มีการใช้อินเตอร์เน็ตผ่าน Smartphone หรือ Tablet มากขึ้น มีการสนทนาสื่อสารผ่านแอปพลิเคชั่นอย่าง Line หรือ Facebook มากขึ้น แต่สิ่งหนึ่งที่พบก็คือส่วนใหญ่ยังใช้เพื่อความบันเทิงและเรื่องส่วนตัว มากกว่าในงานหรือเพื่อทางธุรกิจ ถ้ามีการนำไอทีใหม่ๆเข้ามาใช้ในงานเพื่อทางธุรกิจโดยมากที่เห็นก็เป็นแค่การใช้ Group Chat ใน Line เพื่อสื่อสารและโต้ตอบในการทำงาน แต่การใช้ Collaboration Tools ในการทำงานอื่นๆยังถือว่าน้อยมาก และยิ่งเห็นช่องว่างมากขึ้นเมื่อเปรียบเทียบการใช้งานของคนต่างจังหวัดกับคนในกรุงเทพมหานครที่เริ่มมีการใช้งานด้านไอทีมากกว่า

จริงๆแล้วการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีสู่ยุคของ Cloud Computing ทำให้เกิดประโยชน์อย่างมหาศาลในการทำงาน เพราะนอกจากค่าใช้จ่ายลดลง ข้อมูลหรือ Application ที่ขึ้นไปอยู่บน Cloud ช่วยทำให้เราสามารถทำงานจากที่ไหนหรืออุปกรณ์ใดๆก็ได้ และข้อสำคัญการใช้ Cloud Computing จะช่วยทำให้เราสามารถทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ (online collaboration) ได้ ผู้ประกอบการ SME คือกลุ่มหนึ่งที่จะใช้ประโยชน์จาก Cloud ได้มากที่สุดกลุ่มหนึ่ง ซึ่งเมื่อเร็วๆนี้ผมก็ได้ไปบรรยายการใช้ Cloud ให้กับกลุ่มผู้ประกอบการ SME ในต่างจังหวัด แต่น่าเสียดายที่พบว่าส่วนใหญ่ยังไม่ค่อยเข้าใจความหมายของ Cloud และมีการนำไอทีมาใช้เในเชิงธุรกิจน้อย บางรายก็กลัวกับค่าใช้จ่ายแพงๆ บางรายก็ไม่ทราบว่ามีแอปพลิเคชั่นบน Cloud ตัวใดบ้าง

Cloud Computing จะเข้ามาช่วยลดค่าใช้จ่ายการใช้ไอที และเหมาะกับ SME ที่อาจต้องการให้ความสำคัญกับการดำเนินงานธุรกิจของตัวเองมากกว่าจะต้องมาวุ่นวายในการบริหารจัดการไอทีซึ่งอาจไม่ใช่ความถนัดขององค์กร หาก SME  เลือกApplication  ที่อยู้บน Cloud ที่เหมาะสมมาใช้งาน จะทำให้ธุรกิจแข่งขันได้ เช่นการทราบข้อมูลลูกค้า การติดต่อออนไลน์ การลดเวลาการทำเอกสาร และโดยแท้จริงแล้วมี Cloud Application อยู่มากมายบางอันสามารถเริ่มต้นได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย บางอันให้เราทดลองใช้ก่อน และโปรแกรมเหล่านี้สามารถใช้งานได้โดยง่าย ซึ่งทุกคนสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องรออะไร เพราะ Cloud Application สามารถลงทะเบียนใช้งานและติดต่อซื้อได้ผ่านระบบออนไลน์ทันที วันนี้ผมเลยขอแนะนำ Cloud Application เด่นๆสำหรับ SME เพื่อให้ทดลองใช้งานดังนี้

1) Google Apps for Work

ผู้ประกอบการไทยจำนวนมากยังใช้ Public E-mail อย่าง  Google, Yahoo หรือ WindowLive  (เช่น @gmail.com) ในการติดต่อธุรกิจ การใช้อีเมล์แบบนี้เป็นเรื่องทีดูไม่เหมาะสมเพราะเหมือนกับเป็นการใช้อีเมล์ส่วนตัว มากกว่าการใช้งานธุรกิจ โดยเฉพาะการติดต่อกับต่างประเทศจะดูว่าขาดควาน่าเชื่อถือ หากเราต้องการใช้อีเมล์ของ Google  เราสามารถที่จะใช้โปรแกรม Cloud Apps for Business ซึ่งทาง Google ให้บริการกับหน่วยงานธุรกิจ และทำให้เรามีอีเมล์ของบริษัทเราเอง อาทิเช่น thanachart@imcinstitute.com นอกจากนี้ก็ยังมีโปรแกรมอื่นๆที่ทำให้เราสามารถทำงานร่วมกับพนักงานในบริษัทได้อาทิเช่น

• Google Calendar  สำหรับการจัดตารางนัดหมายของตัวเองและทีมงาน
• Google Drive สำหรับเก็บข้อมูลบน  Cloud เหมือน Dropbox ที่ทำให้เราสามารถใช้ข้อมูลของเราจากเครื่องไหนก็ได้ผ่านระบบอินเตอร์เน็ต และสามารถแชร์ข้อมูลให้คนอื่นได้ ทำให้ลดการส่งข้อมูลขนาดใหญ่ผ่านอีเมล์ และลดการใช้  ThumbDrive
• Google Office Suite เป็นชุดโปรแกรมทำเอกสาร สเปรดชีต หรือสไลด์ ที่สามารถสร้างและแก้ไขเอกสารได้แบบออนไลน์และสามารถทำเอกสารร่วมกัน (collaboration) กับผู้อื่นได้แบบ Real time ทำให้การแก้ไขเอกสารเป็นไปได้ง่าย และสะดวกเมื่อต้องทำเอกสารร่วมกันจากที่ต่างๆกัน
• Google Site สำหรับการทำ Web Site ของบริษัท

Google กำหนดราคา Google App for Works  ไว้ที่ราคา $5 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนกรณีที่ต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ 30GB และราคา $10 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนกรณีที่ต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัด เราสามารถเริ่มต้นทดลองใช้งานได้ฟรีได้ที่ Free Trial Google App for Works

2) Microsoft Office 365

จุดเด่นของ Google Apps  คือการมีระบบอีเมล์และการใช้ Cloud Storage  แต่ถ้าพูดถึงการใช่เครื่องมือออนไลน์ทำเอกสารอย่าง Google Docs หลายๆคนอาจไม่คุ้นเคยเพราะโดยมากธุรกิจในบ้านเราจะทำเอกสารโดยใช้ Microsoft Office ซึ่งหลังจากที่ Microsoft ปล่อยให้ Google เข้ามาทำเครื่องมือการทำเอกสารแบบร่วมกันอยู่หลายปี ทาง Microsoft ก็เลยต้องทำ Microsoft Office ให้เป็นเวอร์ขั่นบน Cloud ที่สามารถจะใช้โปรแกรม Microsoft Office ออนไลน์ สามารถเก็บข้อมูลบน Cloud และสามารถทำเอกสารร่วมกันได้อย่าง Google Docs โดยตั้งชื่อผลืตภัณฑ์ว่า Office 365

Office 365 ก็จะมีผลิตภัณฑ์ต่างๆคล้ายกับ Google Apps คือมีระบบอีเมล์ที่เราสามารถตั้งที่อยู่ตามธุรกิจของเรา (name@yourcompany.com) พร้อมเนื้อที่เก็บอีเมล์ 50 GB  มีระบบ Calendar มีระบบ Cloud Storage ที่ชื่อว่า OneDrive ให้จำนวน 1TB มีโปรแกรม Office Online ที่ให้เราสามารถทำงานร่วมกันได้ และมีโปรแกรม Lync สำหรับการประชุมออนไลน์และการประชุมทางวิดีโอแบบ HD

Microsoft กำหนดราคา Office 365 สำหรับธุรกิจไว้สามแบบคือ

• Business Essential ราคา $5 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน สำหรับผู้ที่ต้องการใช้โปรแกรม Office Online  และอีเมล์ พร้อมทั้ง OneDrive ขนาด  1TB
• Business ราคา $8.25 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน สำหรับผู้ที่ต้องการใช้โปรแกรม Office Online และต้องการใช้ออฟไลน์ลงบนเครื่องพีซีที่เป็น Windows, Mac หรือ Tablet ที่ใช้ Windows จำนวนสูงสุด 5 เครื่อง แต่จะไม่มีระบบอีเมล์และโปรแกรม Lync
• Business Premium ราคา $12.5 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน สำหรับผู้ที่ต้องการใช้โปรแกรมแบบ  Business  ที่รวมอีเมล์เข้าไปด้วย

ถ้าผู้ใช้เลือกโปรแกรมแบบ  Business ผมแนะนำให้ใช้ Google Docs ร่วมกัน แต่ถ้าเลือกโปรแกรม  Business Essential หรือ Business Premium  ก็คงไม่มีความจำเป็นต้องหาระบบอีเมล์เพิ่มเติม

3) Dropbox

เชื่อว่าคนจำนวนมากเริ่มใช้ Dropbox ที่เป็น Cloud Storage แต่คนหลายๆคนที่ใช้ Dropbox ก็ยังไม่ได้นำมาใช้เพื่องานด้านธุรกิจเต็มที่ Dropbox ช่วยทำให้เราลดการใช้ Physical Storage อย่าง Harddisk  หรือ  Thumbdrive เราสามารถที่จะแชร์ไฟล์ต่างๆของเราจาก Dropbox ให้คนอื่นๆสามารถใช้ร่วมกันกับเราได้ และสามารถที่จะดูไฟล์เวอร์ชั่นย้อนหลังได้ นอกจากนี้ยังทำการสำรองข้อมูลให้เราอัตโนมัติทำให้เรามั่นใจว่าข้อมูลของเราไม่สูญหายแม้เครื่องคอมพิวเตอร์ของเราจะเสียหาย นอกจากนี้ยังช่วยลดการส่งไฟล์ผ่านอีเมล์ได้ ผู้ที่ใช้ฟรีเวอร์ชั่นส่วนใหญ่ของ Dropbox จะมีขนาดเริ่มต้นตั้งแต่  2GB และสามารถที่จะซื้อบริการเพิ่มขนาดเป็น 1 TB ในราคา $ 9.99 ต่อเดือน หรือเลือกใช้โปรแกรม Dropbox for Business ที่ราคา $ 15 ต่อเดือน สำหรับลูกค้าธุรกิจที่ต้องการพื้นที่ไม่จำกัด และสามารถเก็บข้อมูลเวอร์ชั่นเก่าหรือไฟล์ที่ถูกลบไม่จำกัด รวมถึงมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดีขึ้น หลายท่านอาจจะสงสัยว่าถ้ามี Google Drive ใน Google Apps หรือ One Drive ใน Office 365 แล้ว เราต้องมีโปรแกรม Dropbox อีกไหม ซึ่งถ้าต้องการเฉพาะ Cloud Storage ก็คงพอแล้ว แต่ถ้าต้องการใช้คุณสมบัติเด่นอื่นๆเช่น การ Sync ไฟล์ การแชร์ไฟล์ การใช้โปรแกรมเฉพาะ การมีพื้นที่ไม่จำกัด โปรแกรม Dropbox จะทำได้ดีกว่า

4) Salesforce

การเก็บข้อมูลของลูกค้าเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์เป็นเรื่องสำคัญมาก การทราบข้อมูลของลูกค้า ข้อมูลการขาย , ข้อมูลการติดต่อกับลูกค้า จะช่วยทำให้ธุรกิจเราเป็นไปได้ดียิ่งขึ้น โปรแกรมที่เกี่ยวกับการบริหารข้อมูลลูกค้าหรือที่เรียกว่า CRM ( Customer Relationship Management ) ในอดีตจะมีราคาแพงทำให้ธุรกิจต่างๆไม่สามารถจัดหามาใช้งานได้ แต่เมื่อมีเทคโนโลยี Cloud บริษัทอย่าง Salesforce ก็ได้จัดบริการ CRM บน Cloud  ทำให้เราสามารถเก็บข้อมูลของลูกค้าบน Cloud และโปรแกรมมีราคาถูกลงมาก โดยเราสามารถที่จะใช้โปรแกรมผ่่าน Web Browser จากเครื่องใดก็ได้ หรือจะใช่้  Mobile App ที่ชื่อ Salesforce1 ก็ได้ ทำให้ทำงานได้คล่องตัวจากที่ใดก็ได้ ในปัจจุบัน Salesforce มีผู้ใช้จำนวนมากกว่า 2 ล้านคนและมีรายรับประมาณ 2.2 พันล้านเหรียญสหรัฐอมริกาเมื่อปี 2012  ซึ่งถือว่าเป็นบริษัททางด้าน SaaS Cloud ที่มีรายได้สูงสุด ทั้งนี้โปรแกรม CRM  ของ Salesforce.com จะมีโซลูชั่นอยู่หลายตัวทั้ง Sales Cloud, Service Cloud, Marketing Cloud, Data Cloud และ Collaboration Cloud (Chatter) ซึ่งผู้ใช้สามารถเลือกใช้โซลูชั่นต่างๆเหล่านี้ได้โดยมีค่าใช้จ่ายตามจำนวนผู้ใช้ต่อเดือน ในประเทศไทยก็มีหลายองค์กรที่ใช้ Salesforce รวมทั้ง ภาคการเงินการธนาคารอาทิเช่น  ธนาคารไทยพาณิชย์

ทาง IMC Institute ก็เป็นหนึ่งในหน่วยงานที่ใช้ Salesforce โดยได้ใช้ Force.com มาพัฒนาโปรแกรมระบบบริหารการฝึกอบรมที่เก็บข้อมูล CRM จำนวนหลายหมื่นเรคอร์ดโดยใช้เวลาในการพัฒนาเพียง 1 สัปดาห์ ทำให่้การทำงานของหน่วยงานมีความคล่องตัวมาก ทั้งนี้โปรแกรม  Salesforce.com มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่ $25 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน และยังมีตลาดกลางที่ชื่อ  AppExchange  ซึ่งในปัจจุบันมีโปรแกรม Business Application มากกว่า  1,700 Apps ที่มีโปรแกรมทั้งทางด้าน HR, Finance, Project Management และ ERP ให้เราสามารถเลือกซื้อใช้บริการเพิ่มเติมจากโปรแกรม  Sales Cloud  ได้

5)  Skype

ถึงแม้ว่าคนไทยส่วนใหญ่จะเลือกใช้ Line เป็นโปรแกรมสำหรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบมือถือ แต่เราปฎิเสธไม่ได้ว่า Line  เป็นที่นิยมใช้งานในไม่กี่ประเทศอาทิเช่น ญี่ปุ่น ไทย หรือ ไต้หวัน แต่ตลาด Instant Messaging ทั่วโลกยังเป็นของ Whatspp และถ้าต้องการโปรแกรมสนทนาแบบ  VoIP Skype ยังเป็นโปรแกรมที่นิยมมากที่สุดอยู่ ยิ่งถ้ามีลูกค้าหรือคู่ค้าในต่างประเทศการใช้โปรแกรม Skype ก็จะช่วยลดค่าใช้จ่ายไปได้มาก ทั้งนี้โปรแกรม Skype สามารถจะติดตั้งได้บนเครื่องพีซี มือถือ หรือ  Tablet และช่วยทำให้เราสนทนากับคู่สนทนาที่มี Skype ด้วยกัน หรือใช้ Skype โทรเข้าเบอร์โทรศัพท์ปกติได้

ผมเองก็ใช้โปรแกรม Skype  เป็นประจำในการติดต่อกับต่างประเทศ ซึ่งบางครั้งใช้ในการสนทนาร่วมชั่วโมง โดยการซื้่อ Skype Credit ไว้ และใช้เมื่อต้องการโทรศัพท์ไปต่างประเทศ หรือใช้เมื่อเดินทางไปต่างประเทศและต้องการโทรศัพท์ไปตามที่ต่างๆ ทำให้ลดค่าใช้จ่ายของการ Roaming ไปได้มาก

6) Evernote

โปรแกรม Evernote เป็นเสมือนสมุดโน๊ตที่อยู่บน Cloud ช่วยทำให้เราสามารถจดบันทึกต่างๆได้ และแชร์ให้กับคนอื่นๆได้ โปรแกรม Evernote จะมีทั้งเวอร์ชั่นที่อยู่บนเครื่องพีซี มือถือ หรือ Tablet ทำให้เราสามาถที่จะเข้าถึงเอกสารของเราจากเครื่องใดก็ดี นอกจากนี้ยังสามารถใช้บันทึกภาพถ่าย เสียง หรือ Web Clip และเอดสารที่เราจดบันทึกจะเก็บไว้บน Cloud ตามหมวดหมู่ที่เราระบุ ทำให้สะดวกต่อการค้นหา การใช้ Evernote ช่วยให้เราลดความจำเป็นที่จะต้องใช้สมุดโน๊ต และลดการใช้กระดาษในองค์กร โดยไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลจะสูญหาย

เวอร์ชั่นฟรีของ Evernote ให้เราสามารถจดบันทึกข้อมูลใหม่ได้เดือนละ 60 MB และมีเนื้อที่การเก็บข้อมูลไม่จำกัดที่สามารถ sync ได้กลับทุกอุปกรณ์ ซึ่งก็น่าจะเพียงพอต่อการทำงาน แต่ถ้าเราเน้นการบันทึกเสียงหรือมีเอกสารจำนวนมากที่ต้องการบันทึก และต้องการสืบค้นข้อความภายในเอกสารที่บันทึกไว้ เราอาจต้องอัพเกรดมาใช้ Evernote Premium ที่สามารถบันทึกข้อมูลใหม่ได้เดือนละ 1 GB ในราคา 150 บาทต่อเดือน

7) Teamwork

การบริหารโครงการเป็นเรื่องยาก ยิ่งในปัจจุบันเราจะต้องเจอกับทีมงานที่หลากหลาย ทำงานคนละที่ บางกลุ่มอาจเป็น outsource บางครั้งก็ต้องการข้อมูลมาแชร์ร่วมกัน ต้องตามงาน ต้องกำหนดเวลานัดหมาย โปรแกรม Cloud Application ที่ชื่อว่า Teamwork ช่วยให้คำตอบเรื่องนี้ได้ เพราะเป็นโปรแกรมที่ใช้ในการประสานงานโครงการผ่าน Cloud ทีมงานสามารถจะป้อนข้อมูลต่างๆ แชร์ไฟล์ กำหนด Milestone หรือ Task ต่างๆได้

Teamwork เป็นโปรแกรมที่เล่นผ่าน Browser หรือ App บนมือถือและ Tablet สามารถใช้บริหารโครงการ (Project  Management) ทำให้ทีมงานทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิททธิภาพ สามารถจะดู Gantt Chart กำหนดระยะเวลาต่างๆของโครงการ กำหนด Task ให้ทีมงาน และทุกคนสามารถเข้ามาดูหรือแก้ไขงานต่างๆได้ ทั่งนี้ขึ้นอยู่กับสิทธิที่เจ้าของโครงการจะกำหนด Teamwork ในเวอร์ชั่นที่ให้เราใช้งานได้ฟรีจะสามารถใช้งานได้กับงานสองโครงการและมีพื้นที่เก็บข่อมูล 10 MB แต่ถ้าต้องการใช้งานมากกว่านี้เราสามารถที่จะเลือกใช้เวอร์ชั่น Personal  ในราคา $12  ต่อเดือนและจะใช้บริหารโครงการได้ 5 โครงการและมีพื้นที่เก็บข่อมูล 1 GB หรือเวอร์ชั่น Business1  ในราคา $24  ต่อเดือนและจะใช้บริหารโครงการได้ 15 โครงการและมีพื้นที่เก็บข่อมูล 5 GB

8) ERP

โปรแกรมที่จำเป็นอีกอย่างหนึ่งในการบริหารงานธุรกิจคือโปรแกรมด้าน ERP (Enterprise Resource Planning) ที่ช่วยจัดการทรัพยากรของหน่วยงานได้ แต่โปรแกรม ERP จะมีราคาค่อนข้างสูง และมีโปรแกรมบน Cloud ไม่มากนักโดยเฉพาะสำหรับงานที่เหมาะกับธุรกิจไทย โปรแกรมของบริษัทหนึ่งที่อยากแนะนำคือโปรแกรมของบริษัท EFlowSys

EFlowSys จะมีโซลูชั่นบน Cloud สำหรับธุรกิจที่หลากหลาย เช่นธุรกิจยานยนต์ ธุรกิจแฟชั่น  ธุรกิจขายส่ง ธุรกิจขายปลีก ธุรกิจไอที รวมถึงโปรแกรมคลังสินค้าบน Cloud โดยข้อมูลจะเก็บอยู่บน Cloud และคิดค่าใช้จ่ายรายได้เริ่มต้นตั้งแต่ 3,875  บาทต่อเดือน

ที่กล่าวมาทั้งหมดนี้คือตัวอย่างของ Cloud Application เด่นสำหรับธุรกิจ ที่ SME สามารถเริ่มใช้ได้ทันที เพื่อการแข่งขันในยุค Digital Economy

ธนชาติ นุ่มนนท์่

IMC Institute