การใช้ไอทีเพื่อสร้างศักยภาพการแข่งขันของ SME

IMC Institute จัดว่าเป็น SME ครับ แนวคิดของเราคือไม่ต้องการมีพนักงานประจำจำนวนมาก และพนักงานต้องสร้าง Productivity ให้มากขึ้น ไม่ได้เน้นต้องมานั่งทำงานหนักๆที่ Office นะครับ แต่สิ่งสำคัญคือการนำระบบไอทีมาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้แข่งขันได้ บางครั้งผมแปลกใจที่มักจะได้ยิน SME หลายรายว่าบ้านเราไม่มีระบบไอทีในการทำงาน ไม่มีซอฟต์แวร์ราคาถูก ค่าใช้จ่ายไอทีสูง ทั้งๆที่ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ดีๆมากมายที่อยู่บน Cloud และค่าใช้จ่ายค่อนข้างต่ำ วันนี้ขอลองเอาประสบการณ์การใช้ไอทีใน IMC Institute มาเล่าให้ฟัง

งานด้านหนึ่งของ IMC Instituteคือการจัดอบรม บางครั้งต้องจัดอบรม 4-5 สถานที่ในวันเดียวกัน พนักงานก็เลยอาจต้องออกนอกสถานที่ตลอดเวลา เราเลยต้องใช้ระบบไอทีในการทำงานร่วมกัน ระบบทั้งหมดเราอยู่บน Cloud จริงๆเราไม่ได้สนใจหรอกครับว่าระบบโปรแกรมหรือข้อมูลเราจะอยู่ที่ไหน แต่สิ่งสำคัญคือขอให้มีความน่าเชื่อถือและข้อสำคัญเราซื้อแพลตฟอร์มนะครับ ไม่ใช่มาเลือกซื้อซอฟต์แวร์ ระบบที่ใช้ต้องทำงานกับอุปกรณ์ใดก็ได้ สามารถพัฒนาต่อยอดเองได้ และเป็นแพลตฟอร์มต่อกับระบบอื่นๆได้

ระบบหลักที่เราใช้ในองค์กรคือ Salesforce.com ที่เราใช้ Force.com พัฒนาโปรแกรมการบริหารงานอบรม ทั้งการบริหารหลักสูตร ระบบผู้ลงทะเบียน ระบบ CRM ระบบบัญชี และยังทำหน้าที่เป็นระบบ BI ใช้ในการทำรายงานนำไปวิเคราะห์และคาดการณ์รายได้ขององค์กรได้เป็นอย่างดี นอกจากนี้เรายังสามารถปรับเปลี่ยนโปรแกรมต่างๆของ Salesforce.com ได้โดยง่าย ทำให้สามารถเขียนโมดูลใหม่ๆใส่เข้ามาได้เสมอ

IMC Institute เองยังใช้โปรแกรมสำหรับสำนักงานอีกจำนวนมากทั้งที่เป็นแบบ Freeware และ subcription ซึ่งจ่ายเป็นรายเดือน ทุกตัวจะเป็นแพลตฟอร์มบน Cloud อาทิเช่น Google Apps, Office 365, Dropbox, หรือ Skype เรายังต้องหาโปรแกรมมาช่วยในการประชาสัมพันธ์หลักสูตรต่างๆขององค์กร โดยจะต้องเช่าเว็บไซต์เองและจัดทำเว็บโดยใช้ Freeware อย่าง Joomla และก็เสียค่าใช้จ่ายในการประชาสัมพันธ์ผ่าน Facebook และมีระบบการส่ง EDM อย่าง Mailchimp

ในด้านของการอบรม IMC Instituteจะเปิดระบบ Cloud ให้ผู้เรียนสามารถใช้งานได้ในหลักสูตรต่างๆที่ต้องใช้ Server เช่น Big Data, Hadoop Workshop หรือ Cloud Software Development ซึ่งบางวันเรามีการเปิด Server ถึง 90 เครื่อง ดังนั้นเราจึงมีค่าใช้จ่ายในการใช้ Cloud Services ของ Amazon Web Services ที่คิดตามชั่วโมงการใช้งาน และเรายังแชร์สไลด์และเอกสารผ่าน Slideshae.net ซึ่งในกรณีนี้เรายังใช้ Free Edition อยู่

เพื่อให้เห็นภาพรวมของค่าใช้จ่ายด้านไอทีต่อเดือนผ่านระบบ Cloud ผมขอยกตัวอย่างค่าใช้จ่ายในเดือนมีนาคมมาให้ดูดังรูปที่ 1 ซึ่งจะมีค่าใช้จ่ายต่อเดือน 10,849.23 บาท (ไม่ได้รวมค่าอินเตอร์เน็ต) ผมมองว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไม่ได้สูงมาก เพราะเราใช้โปรแกรมต่างๆมากมายเปิด Server หลายสิบเครื่อง และก็ใช้ในงานประชาสัมพันธ์ มันคือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานขององค์กร เหมือนที่เราจ่ายค่าเช่าออฟฟืต ค่าน้ำ ค่าไฟ ข้อสำคัญมันถูกกว่าค่าจ้างพนักงานต่อคน ระบบไอทีที่ใช้อาจช่วยลดจำนวนพนักงานไปถึง 4-5 คน

ในปัจจุบันเราเองก็ยังมีแผนที่จะจัดหาโปรแกรมอื่นๆบน Cloud มาใช้ อาทิเช่นโปรแกรมบริหารงานบุคคล (e-HR) หรือโปรแกรมบัญชีที่ใช้ส่งกรมสรรพากรได้ ซึ่งก็มีโปรแกรมของคนไทยบางโปรแกรมที่น่าสนใจ

รูปที่ 1 ประมาณการค่าใช้จ่ายระบบไอทีของ IMC Institute เดือนมีนาคม

สิ่งที่เราได้กลับมาจากการใช้ไอทีในการทำงานคือ

เรามีความคล่องตัวในการทำงานขึ้น เพราะระบบที่เราเลือกใช้งานเป็นแพลตฟอร์มที่จะทำงานที่ไหนก็ได้ อุปกรณ์ใดก็ได้ ดังจะเห็นในรูปที่ 2 ที่แสดงให้เห็นถึงโปรแกรมใน iPad ต่างๆทีเราใช้ทำงาน ซึ่งเราสามารถดึงข้อมูลมาจากระบบ Cloud ได้

ช่วยลดต้นทุนในการทำงาน ระบบไอทีทำให้เราใช้พนักงานน้อยลงและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

มีตัวเลขที่เห็นผลการดำเนินงานขององค์กรอย่างถูกต้อง เพราะเรามีระบบ BI ทำให่เห็นข้อมูลต่างๆได้อย่างชัดเจน เรามีระบบประชาสัมพันธ์อย่าง Facebook, Mailchimp ทำให้เห็นข้อมูลได้ว่า ข้อมูลที่ส่งออกไปใครได้รับบ้าง

ที่สำคัญอีกเรื่องคือระบบไอที ทำให้เราสามารถสร้างบริการใหม่ๆได้ ระบบ Cloud ทำให้เราเป็นที่แรกๆในภูมิภาคแห่งนี้ที่สอนโดยการเปิดใช้ Server จริง ทำให้ผู้เรียนได้เรียนรู้จากระบบจริง เราเลยบอกว่าเราสอนในหลักสูตรที่เป็น One Server per Student

ตัวอย่างที่ยกมาทั้งหมดนี้ เพื่อให้เห็นว่า SME สามารถใช้ไอทีได้เลย ไม่ต้องรออะไรครับ มันอยู่ที่การปรับ Mindset ของเรา มันมีโปรแกรมมากมายที่ให้เราใช้ ทั้งของไทยและต่างประเทศและก็มีโปรแกรมถูกๆให้เราใช้มากมาย แต่มันไม่มีโปรแกรมไหนหรอกครับที่อาจตรงกับการทำงาน 100% แม้แต่จะจ้างเขาพัฒนา บางครั้งเราก็อาจต้องปรับงานบางอย่างให้สอดล้องกับระบบที่มี ซึ่งผลของการใช้ไอทีจะทำให้เราได้ประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้นและพร้อมที่จะแข่งขันได้ครับ